LORETTA: „Und von unserer Väter Väter Väter Väter!“
REGG: „Das reicht. Noch genauer brauchen wir’s nicht!“
(Dialog aus DAS LEBEN DES BRIAN)
Wie viele verschiedene Buchungskonten brauche ich? Aus welchen Gründen sollte ich viele Konten benutzen, und aus welchen Gründen bietet es sich eher an, wenige Konten zu verwenden?
Ein paar Jahre lang habe ich die Differenzierung der Konten bis ins letzte Detail getrieben, um dann festzustellen, dass es niemanden interessiert und dass es in vielen Fällen keinen wirklichen Nutzen bringt. Als Controller habe ich dazu ein paar weitere Überlegungen angestellt, die sich vor allem darauf konzentrieren, wozu die Differenzierung der Konten nützt oder nicht.
Meine zentralen Überlegungen dazu basieren auf zwei Ansätzen:
Steuerliche Vorschriften und e-Bilanz
Berichte: Dimensionen und Informationsbedarf
Teil 1: Steuerliche Vorschriften und e-Bilanz
Alles, was Steuern betrifft und alles, was die Aufmerksamkeit von Betriebsprüfern auf sich zieht, sollte übersichtlich und differenziert gebucht werden, so dass eventuelle Fragen schnell beantwortet werden können oder gar nicht erst gestellt werden.
Verpflegungsmehraufwand soll sowieso auf ein Extra-Konto, im SKR04 ist dies z.B. 6664. Also mische ich VMA nicht mit den anderen Reisekosten.
Geschenke und Bewirtung, zwei weitere Highlights der gewöhnlichen Betriebsprüfung, sollten ebenfalls differenziert behandelt werden.
Die nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten kann man, wie an anderer Stelle dargestellt, auch in der Buchhaltung ungetrennt lassen und dann in der Steuererklärung eintragen. In der DATEV-Community ist es eher Standard, sie mit dem Splitschlüssel sofort zu trennen, aber das ist nicht zwingend notwendig.
Bei den Geschenken sollte ich natürlich getrennte Konten für die über und unter der Maximalgrenze von 35,00 EUR pro Person pro Jahr führen. Wenn ich die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG anwende, sollte ich das passende Konto verwenden.
Bei einer Kapitalgesellschaft sollte ich natürlich Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer trennen, was Aufwand, Erstattungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Rückforderungen angeht. Steuern sind in der Handhabung schon nervig genug, die dokumentiere ich auf allen Ebenen gleich so differenziert wie möglich.
In der e-Bilanz soll ich den Personalaufwand für Minijobber trennen von dem für Personengruppe 101 und umliegende. Dann trenne ich das doch gleich in der Buchhaltung und habe die Arbeit später nicht. Wenn Sie das in der Buchhaltung nicht getrennt haben, rechnen Sie das mal nachträglich auseinander, viel Spaß!
Teil 2: Berichte – Dimensionen und Informationsbedarf
In einer Welt, in der maximal die Hälfte der „Manager“ einen betriebswirtschaftlichen Bericht lesen kann, stellt sich natürlich die Frage, wie viel Sorgfalt und Zeit man da überhaupt investiert.
Gehen wir mal von dem Glücksfall aus, dass genügend Berichtsempfänger lesen und rechnen können und einen aussagefähigen Bericht in ihrer Entscheidungsfindung berücksichtigen.
Meine Grundregel: Abgesehen von den weiter oben beschriebenen steuerlichen Überlegungen, differenziere ich Konten so weit, wie es unternehmerisch relevante Mehrinformation bringt.
Im Sommer 2018 sah ich den Standard-Kontenrahmen, der in den USA für SME (small and medium size enterprises) benutzt wird. Da gibt’s im Wesentlichen Material, Personal, AfA und Sonstiges, also ähnlich wie im deutschen HGB, nur dass ich da keinerlei Unterkonten gesehen habe. Der Schweizer Kontenrahmen für KMU sieht ähnlich aus.
Brauche ich wirklich getrennte Konten für Festnetz-Telefon und Handy? Bei einem durchschnittlichen Steuerberatungs-Mandanten ist es wahrscheinlich mit wenig Informationsgewinn verbunden, wenn ich den Aufwand für Festnetz-Telefon vom Handy-Aufwand trenne, insbesondere wenn Flatrates inzwischen Standard sind.
Anders verhält sich das bei einem Unternehmen mit 500 Außendienstlern, die viel betrieblich telefonieren. Da macht es wieder Sinn, die Handys extra zu buchen.
Bei einem Unternehmen wiederum, wo Telekommunikation weniger als 0,1% der Gesamtkosten ausmacht, würde ich die beiden nicht trennen.
Brauche ich getrennte Wareneinkaufskonten bzw. Materialeinkaufskonten?
Bei einem Warenhandel würde ich zumindest grob nach Kategorien trennen. Z.B. Bücher, Spielzeug, Haushaltsbedarf, usw.
Für den Gastronomen kann es interessant sein, seine Getränkeeinkäufe zu kategorisieren nach Softdrinks, Bier, Wein und Hartes Zeug. Zumal der Gewinnaufschlag bei diesen Kategorien sehr unterschiedlich ist.
Ein produzierendes Unternehmen, das mit Dutzenden verschiedenen Materialien arbeitet, sollte diese zumindest grob nach Gruppen trennen, um zu wissen, wo die meisten Kosten entstehen. Besonders teure Materialien dürfen auch gerne eigene Konten haben, um genauer beobachten zu können.
Wie differenziert schlüssle ich Personalkosten auf?
Abgesehen von den oben beschriebenen Erfordernissen der e-Bilanz, würde ich die Löhne der Produktion von den Gehältern der Verwaltung und des Vertriebs unterscheiden. Im Umsatzkostenverfahren passiert das sowieso, in den Berichten nach dem Gesamtkostenverfahren kann man entweder getrennte Konten verwenden oder auf andere Weise aufschlüsseln.
Wie differenziert buche ich Abschreibungen?
Bei einem Unternehmen, das zwei PCs und einen Lieferwagen hat, würde ich aus der AfA keine Wissenschaft machen.
Besitzt das Unternehmen 800 Mietwohnungen und 200 Gewerbeimmobilien oder einen Maschinenpark im Werte von zig Millionen, sieht das anders aus. Hier würde ich die Unterscheidungen treffen, die zu wirtschaftlich relevanten Mehrinformationen führen.
DATEV unterscheidet, sofern man das Anlagenmodul nutzt, automatisch die AfA auf Kfz, Immobilien und andere Sachanlagen. Ein paar andere Programme tun dies ebenfalls.
FAZIT zur Differenzierung von Buchungskonten
Ich halte Buchungskonten auseinander, wenn es beim Managen steuerlicher Fragen hilft und wenn es relevanten Informationsgewinn für das Berichtswesen bringt.
Gute Berichte helfen natürlich nur da, wo sie auch gelesen und verstanden werden. Ich schätze, das ist etwa in der Hälfte der Fälle so. Andere halten diese Schätzung für zu optimistisch und gegen eher von 10-15% aus.
