Vorbild für hervorragendes effektives Rechnungswesen

Als ich 2001 einen meiner ersten Einsätze in der Kostenrechnung hatte, traf ich einen Leiter Rechnungswesen, der bis heute mein Vorbild ist, wie man ein Rechnungswesen effektiv führt.

Was macht ein Rechnungswesen effektiv? Das Rechnungswesen dient im Wesentlichen 3 Interessengruppen mit verschiedenen Zielen:

  1. Das Finanzamt möchte, dass die Bemessungsgrundlagen der Besteuerung korrekt ermittelt werden und die Steuern gesetzesgetreu gezahlt werden
  2. Die Geldgeber und Investoren möchten eine aussagefähige Handelsbilanz, aus denen sie die wirtschaftliche Lage des Unternehmens hinreichend gut einschätzen können
  3. Die Geschäftsleitung möchte zeitnah informiert werden, wie das Unternehmen wirtschaftlich dasteht, welche Produkte sich wie sehr lohnen, ob die Kalkulationen der Vergangenheit ausreichend zutreffend waren, usw.

Wenn diese Interessengruppen hinsichtlich ihrer Interessen zufriedenstellend oder besser als zufriedenstellend bedient werden und ihre gewünschten Informationen in verständlicher Form innerhalb sinnvoller oder vorgeschriebener Fristen erhalten, dann ist das Rechnungswesen effektiv.

Was der Effektivität sehr hilft ist wenn die Abteilungen, die Belege und Daten an das Rechnungswesen weitergeben sollen, im Umgang mit den Daten und Belegen ausreichend informiert und geschult sind, so dass relevante Daten zeitnah, formgerecht und verständlich weitergegeben werden.

Wie hat nun jener Leiter Rechnungswesen seinen Bereich geführt, und wie hat er Schwerpunkte gesetzt?

Für das Finanzamt:

Steuerrechtlich korrekt – die Mitarbeiter wurden geschult und über gesetzliche Neuerungen bei Bekanntwerden verständlich und respektvoll informiert.

Der Bereichsleiter führte das Rechnungswesen so, als könnte jeden Moment eine Betriebsprüfung stattfinden. Er achtete auf korrekte Kontierung, intelligente Buchungsexte, saubere Dokumentation und, vor allem, auf eine saubere OPOS-Liste.

Für Geldgeber und Investoren:

Handelsrechtlich korrekt – ich vermute, auch dies war gewährleistet und sauber dokumentiert, doch hatte ich in diesen Teilbereich keinen Einblick.

Für die Geschäftsleitung:

Die Kontierung von Kostenstellen und Kostenträgern wurde sehr genau genommen, damit die Auswertungen zutreffend waren. Kostenstellen und Kostenträger waren nicht mit kryptischen Bezeichnungen benannt, sondern mit sinnvollen Abkürzungen, so dass die Chefs auch ohne ausgeschriebene lange Namen alle KST und KTR sofort zuordnen konnten.

Informativ und verständlich: Auswertungen aus der Software, die aus Zahlen und Tabellen bestanden, wurden ergänzt durch kurze, verständliche, relevante Kommentare und aussagefähige Grafiken.

Verständliche Kommunikation mit allen Abteilungen, die Daten ans Rechnungswesen liefern sollen:

Alle Abteilungen wurden ausreichend und respektvoll darin geschult, Rechnungen zeitnah zu prüfen, eventuell notwendige Informationen auf der Rechnung zu ergänzen und Barbelege zeitnah weiterzugeben.

Die „Kreativen“ wurden geschult im korrekten Ausfüllen von Bewirtungsbelegen und Reisekostenabrechnungen.

Dieses Rechnungswesen lief sehr gut und informierte die Interessengruppen zutreffend, verständlich und zeitnah, weil sich jemand darum kümmerte, der sinnvoll Schwerpunkte setzte.

Bis heute orientiere ich mich auch in meinem Unterricht an jenem Leiter Rechnungswesen, um auch den Schülern beizubringen, sinnvolle Schwerpunkte zu setzen bzw. sich an den vorgegebenen Schwerpunkten des Unternehmens zu orientieren.

 

Titelbild: pashminu

 

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