4 Tips zu besserer Übersichtlichkeit in Excel Tabellen

Hier ein paar Anregungen, wie Sie Excel-Tabellen für sich selbst und andere übersichtlicher gestalten.

Punkt 1: Zahlenformate

Formatieren Sie Zahlen sinnvoll und lesbar. Dazu gehört vor allem der Tausender-Punkt. Formatieren Sie Zahlen generell sinnvoll. Zu verschiedenen Arten von Werten passen verschiedene Formate.

Kommastellen:

Geldbeträge in den meisten Fällen mit 2 Nachkommastellen (sofern nicht mehr Stellen sinnvoll sind, z.B. wenn die Kosten pro Stück sehr niedrig sind und die Anzahlen sehr groß).

Währungskurse – tatsächliche Währungskurse – mit 4 Nachkommastellen. Durchschnitts-Währungskurse können mit weniger Stellen Sinn machen

Prozentzahlen: Mit 2 Nachkommastellen, wenn nichts anderes verlangt wird

In anderen Fällen prüfen, wie viel Stellen sinnvoll sind.

Punkt 2: Hervorhebungen

Wichtige Zwischensummen und Endergebnisse bitte hervorheben, am besten durch Fett, und / oder durch farbige Zellfüllungen.

Ergebnisse mit Doppelstrich unten einrahmen.

Punkt 3: Sinnvolle Reihenfolge

Bringen Sie Ihre Zeilen und Spalten in eine sinnvolle Reihenfolge. Es macht z.B. wenig Sinn, erst direkte Kosten aufzuführen, darunter Umsatzerlöse, und wiederum darunter die Gemeinkosten. Richten Sie sich hier nach der üblichen Gliederung, z.B. der GuV nach § 275 HGB bzw. nach der typischen BWA.

Bauen sie die Rechenschritte in der Reihenfolge auf, in der auch der Denkvorgang stattfindet, der hinter der Berechnung steht.

Punkt 4: Kategorien trennen, z.B. durch unterschiedliche Formatierung

Unterschiedliche Arten von Werten dürfen gerne unterschiedlich aussehen. Wenn z.B. in einer Tabelle sowohl Geldbeträge als auch Anzahlen vorkommen, macht es Sinn, diese optisch leicht unterschiedlich zu gestalten.

Ich formatiere z.B. Anzahlen, auf denen eine Kalkulation basiert, gerne auf Schriftgröße 8 oder 9, während die Geldbeträge auf 11 oder 12 formatiert sind.

Wenn in einer Tabelle Monats- und Jahreswerte gemeinsam vorkommen, z.B. in einem Ergebnisbericht der KoRe, stelle ich sie nebeneinander. Falls das keinen Sinn macht, kann ich z.B. die wichtigere Kategorie in diesem Bericht fett formatieren oder mit Farbe unterlegen.

Richten Sie sich generell nach den Lesegewohnheiten derer, die Ihre Tabelle später benutzen sollen.

Wenn nur Sie selbst mit der Tabelle weiter arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie nächsten Monat noch wissen, was Sie gemeint haben.

Viel Erfolg!

Bild: geralt

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