Alle hier enthaltenen Beispiele sind vereinfacht, um das Prinzip zu erklären.
Bei der Ermittlung von Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres sollen nur die Aufwendungen und Erträge berücksichtigt werden, die tatsächlich das Geschäftsjahr betreffen, also nur Leistungen, die im betreffenden Geschäftsjahr erbracht und verbraucht wurden.
Problem ist, dass Leistung und Zahlung zeitlich auseinanderliegen können. Die Leistung kann in einer anderen Periode erbracht werden als die Zahlung.
Möglichkeit 1: Erst Leistung, dann Zahlung
im Jahresabschluss abgebildet über Forderungen und Verbindlichkeiten
Das Büro wird im Dezember gereinigt, die Rechnung wird am 31. Dezember gestellt, ich bezahle aber erst im Januar des folgenden Geschäftsjahres.
Buchung im Dezember: Aufwand an Verbindlichkeiten aus LuL
Dadurch ist der Aufwand korrekt dem Dezember zugeordnet. Die periodische Abgrenzung über Verbindlichkeiten ist gegeben.
Buchung im Januar Verbindlichkeiten aus LuL an Bank
Ich verkaufe im Dezember eine Leistung, stelle meine Rechnung am 31. Dezember, erhalte das Geld aber erst im Februar des folgenden Geschäftsjahres.
Buchung im Dezember: Forderungen aus LuL an Ertrag
Dadurch ist der Ertrag korrekt dem Dezember zugeordnet. Die periodische Abgrenzung über Forderungen ist gegeben.
Buchung im Februar: Bank an Forderungen aus LuL
Möglichkeit 2: Erst Zahlung, dann Leistung
im Jahresabschluss abgebildet über: ARAP (Aktive Rechnungsabgrenzungsposten), PRAP (Passive Rechnungsabgrenzungsposten) oder über geleistete / erhaltene Anzahlungen
Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufwendungen und Erträgen bucht man generell auf ARAP und PRAP, bei einmaligen, seltenen oder besonderen Vorgängen auf geleistete oder erhaltene Anzahlungen.
2a: ARAP und PRAP
Ein RAP wird nur gebildet, wenn eine Zahlung geflossen ist – eingegangen oder ausgegangen. Rechnungen (sowohl AR als auch ER), die sich über mehrere Perioden erstrecken, die aber noch nicht bezahlt sind, werden anders abgegrenzt (sonstige Verbindl., sonstige Forderungen)
Ich zahle meine Büromiete für Januar des folgenden Geschäftsjahres bereits im Dezember des laufenden Geschäftsjahres. Damit leiste ich eine Zahlung für eine Leistung, die ich erst im Januar verbrauche. Der Aufwand gehört also ins folgende Geschäftsjahr.
Buchung im Dezember: ARAP an Bank
Dadurch ist die Zahlung verbucht und ich kann im nächsten Geschäftsjahr den ARAP in einen Aufwand umbuchen.
Buchung im Januar: Mietaufwand an ARAP
Als Versicherungsgesellschaft erhalte ich von einem Kunden im Dezember des laufenden Geschäftsjahres eine Zahlung für Versicherungsleistungen für die Monate Januar bis April des folgenden Geschäftsjahres. Ich erhalte eine Zahlung für eine Leistung, die ich erst im Folgejahr erbringe. Der Ertrag gehört also ins folgende Geschäftsjahr.
Buchung im Dezember: Bank an PRAP
Dadurch ist die Zahlung verbucht und ich kann im nächsten Geschäftsjahr den PRAP in einen Ertrag umbuchen.
Buchung im Januar: PRAP an Ertrag
Buchung im Februar: PRAP an Ertrag
Buchung im März: PRAP an Ertrag
Buchung im April: PRAP an Ertrag
2b: Anzahlungen
Für einen umfangreichen Marketingauftrag erbittet eine Agentur von meinem Unternehmen eine Anzahlung. Der Vertrag sieht vor, dass die Leistung der Agentur erst als erbracht gilt, wenn das Projekt im Folgejahr abgeschlossen ist. Ich überweise der Agentur eine Anzahlung. Ich leiste also eine Zahlung für eine Leistung, die ich erst im folgenden Geschäftsjahr verbrauche.
Buchung bei Anzahlung: Geleistete Anzahlungen an Bank
Buchung bei Projektende: Marketingaufwand an Geleistete Anzahlungen
Für die Organisation einer Messe erhalte ich von einem Kunden eine Anzahlung. Im Vertrag steht, dass meine Leistung erst dann als erbracht gilt, wenn die Messe im folgenden Geschäftsjahr stattfindet. Ich erhalte also eine Zahlung für eine Leistung, die ich erst im folgenden Geschäftsjahr erbringe.
Buchung bei Anzahlung: Bank an Erhaltene Anzahlungen
Buchung bei Projektende: Erhaltene Anzahlungen an Ertrag
Anzahlungen werden nur dann auf die Anzahlungs-Konten gebucht, wenn es noch keine Schlussrechnung zu dem entsprechenden Vorgang gibt. Wenn es eine Schlussrechnung gibt, steht die Forderung auf dem entsprechenden Debitor bzw. die Verbindlichkeit auf dem entsprechenden Kreditor und wird als Teilzahlung auf diesem erfasst.
Ein wichtiger Unterschied zwischen RAP und Anzahlungen: RAP stehen immer im Zusammenhang mit einem Erfolg, der in der Periode verschoben wird. Anzahlungen können im Zusammenhang mit Erfolg oder Bestand stehen, z.B. Anzahlung auf einen Vorräte, die bei Eingang auf Bestand gebucht werden, oder Anzahlung auf Anlagevermögen.
