Mit OPOS in Lexware arbeiten

Hier zunächst die vereinfachte Version ohne Skonti, nachträgliche Rabatte oder Ratenzahlungen.

Was ist überhaupt eine OPOS-Liste und wozu ist sie gut?

Die OPOS-Liste, auch bezeichnet als OP-Liste oder Offene-Posten-Liste, ist eine Liste der

• Ausgangsrechnungen, denen noch kein Zahlungseingang zugeordnet wurde
• Eingangsrechnungen, denen noch kein Zahlungsausgang zugeordnet wurde

Wenn die OPOS-Liste sauber geführt wurde, kann man daraus im Detail ersehen, welche Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge in Kürze zu erwarten sind.

Natürlich basierend auf der Annahme, dass die Zahlungsziele (Termin, zu dem spätestens gezahlt werden darf), wie fast immer, bei 30 Tagen liegen.

Warum ist es wichtig, die OPOS-Liste sauber zu führen?

1. Die OPOS-Liste gibt Auskunft über wichtige Eckpunkte der Liquidität. In den meisten Unternehmen sind die meisten Zahlungsbewegungen zu Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen. Das bedeutet, ein Großteil der zu erwartenden Zahlungen zeigt sich in den OPOS-Liste.
2. In vielen Programmen, so auch in Lexware, basieren die Mahnvorschläge auf den OPOS der Ausgangsrechnungen. Wird die OPOS-Liste nicht sauber geführt, so kann es passieren, dass ein Kunde, der bezahlt hat, gemahnt wird, oder dass ein Kunde, der lange nicht bezahlt hat, nicht erinnert wird. Chef traurig.
3. Ebenso basieren die Zahlungsvorschläge aus dem Programm auf den OPOS der Eingangsrechnungen. Wenn jemand nicht darauf achtet, kann es passieren, dass Lieferanten doppelt bezahlt werden. Chef wieder traurig.
4. Die Ausgangsrechnungen enthalten hauptsächlich Umsatzerlöse, die Eingangsrechnungen enthalten hauptsächlich Aufwand. Wenn also beim Einbuchen Rechnungen bereits Fehler gemacht werden, wird in der monatlichen Auswertung der falsche Gewinn oder Verlust gezeigt. Chef sehr traurig.

Handhabung der OPOS in Lexware

In Lexware entsteht ein OPOS erst in dem Moment, in dem die Buchung der Rechnung ins Journal übertragen wird – entweder sofort im Dialogbuchen oder nach dem Stapelbuchen.

Eine Rechnung, die nicht im Journal steht, wandert nicht in die OPOS-Liste und kann vom Programm nicht gefunden werden, wenn man die Zahlungen bucht.

Deshalb ist es so wichtig, nach dem Buchen der Rechnungen die Buchungen ins Journal zu übertragen!

In anderen Programmen, z.B. DATEV, ist dies nicht so.

Lexware kennt nur OPOS im Zusammenhang mit Debitoren für Ausgangsrechnungen und Kreditoren für Eingangsrechnungen.

Beim Buchen der ZAHLUNGEN (Kasse / Bank) ist es wichtig, den OP-Button zu benutzen!

Bei Zahlungseingängen auf eine Ausgangsrechnung mit einem Debitor oder bei Zahlungsausgängen auf eine Eingangsrechnung mit einem Kreditor sollte man auf jeden Fall den OP-Button benutzen.

Falls der OP-Button nicht anspringt, ist entweder die Buchung der Zahlung falsch oder mit der Buchung der Rechnung vorher hat etwas nicht geklappt.

Lexware zeigt mir nach dem Zuordnen der Zahlung nicht, ob ich über den OP-Button gegangen bin oder nicht. Die Verkopplung von Rechnung und Zahlung findet im Hintergrund statt, über ein Datenbankfeld, das für Nutzer nicht sichtbar gemacht werden kann.

OPOS anschauen und ggf. korrigieren

Die OPOS kann man in Lexware auf 2 Wegen anschauen:

1. Ansicht – OP-Debitoren / OP-Kreditoren
2. Berichte – OP-Debitoren / OP-Kreditoren

Bei der „Berichte“-Version ziehe ich persönlich die Option vor „Nach Konten sortieren“. Hier bekommt jeder Debi / Kredi eine eigene Tabelle.

Falls ich beim Buchen vergessen habe, den OP-Button zu benutzen und über „Buchen“ gegangen bin, so kann ich die Zuordnung von Rechnung und Zahlung nachträglich vornehmen. Dies geschieht über das Menü „Buchen“ und den Unterpunkt „Offene Posten abgleichen“.

Hier kann man im oberen Fenster die Rechnung anklicken und im unteren Fenster die Zahlung. Mit dem Button „Durchführen“ wird die Zuordnung durchgeführt.

Voraussetzung ist natürlich, dass bei Rechnung und Zahlung der identische Debi / Kredi bebucht wurde.

HAVE FUN!

 
 
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