Falsche Belegnummer: Insbesondere in DATEV und verwandten Programmen (z.B. Simba, Mosaiq) funktioniert die automatische OPOS-Steuerung über die Belegnummer im „Belegfeld 1“. Wenn diese bei Rechnung und Zahlung nicht übereinstimmt, entsteht schnell Salat in der OPOS-Liste. Der OPOS-Ausgleich kann dann manuell nachgeholt werden, was aber eine etwas fummelige Arbeit ist.
Falscher Debitor / Kreditor: Wenn bei der Rechnung oder bei der Zahlung (oder Extra-Genieleistung: bei beiden) Debi bzw. Kredi nicht übereinstimmen, kann der OPOS in keinem mir bekannten Programm ausgeglichen werden.
Tippfehler beim Betrag: Passiert schnell, insbesondere Zahlendreher
Falsch herum: Ertrag im Soll, Aufwand im Haben – bei Gutschriften korrekt, bei Rechnungen falsch. Insbesondere in DATEV und verwandten Programmen passiert dies schnell durch die Belegung der Buchungstasten. Passiert aber auch den erfahrensten Buchhaltern in allen anderen Programmen, die da keinen Überwachungs-Algorithmus haben.
Falsche Währung: Ich hatte am Anfang meiner Laufbahn zwei lukrative Aufträge, bei denen meterlange OPOS-Listen entstanden waren durch falsche Währungsschlüssel. Erst bei der Korrektur der Währung für JEDE EINZELNE BUCHUNG (Yippieh! Stundensatz!!) wurden die OPOS ausgeglichen.
Zahlung gebucht, aber Rechnung nicht: Ebenfalls gerne genommen. Eine Rechnung wird bezahlt, die gar nicht eingebucht war. Das passiert z.B., wenn die Zahlungsvorschlagsliste für die Kreditoren nicht aus dem Buchungsprogramm heraus erstellt wird. Bei der Zahlung werden die OPOS nicht verglichen, und schon habe ich wieder ein Ungleichgewicht.
Skonto nicht gebucht: Einer der beliebtesten Fehler. Wenn eine Zahlung mit Skonto geleistet wurde, wird der OPOS erst dann ausgeglichen, wenn Skonto auch gebucht wird. Skonto wird in verschiedener Software nach sehr unterschiedlichen Prinzipien verbucht und gehört zu den fehleranfälligsten Baustellen.
Nachträgliche Rabatte, Währungsdifferenzen oder Verrechnungen nicht gebucht: Auch hier wird der OPOS nicht ausgeglichen, wenn der Nachlass nicht gebucht wurde. Gerade in DATEV landet hier gerne mal was auf der falschen Seite.
Fehler beim Datum: Bei unterschiedlichen Programmen besteht in unterschiedlichem Umfang keine ausreichende Plausibilitätsprüfung für das Belegdatum.
Teil 2: Welche Folgen haben Fehler in der OPOS-Liste?
Gewinn / Verlust in BWA falsch: Werden Rechnungen nicht eingebucht, so können Aufwendungen und Erträge mit falschem Betrag in die BWA eingehen.
Falsche Mahnungen: Bei vielen Programmen, so auch DATEV und Lexware, kann die Liste der Mahnvorschläge aus den OPOS heraus erzeugt werden. Wenn dies getan wird, ohne die OPOS zu hinterfragen, so kann es passieren, dass z.B. ein Kunde gemahnt wird, der bereits bezahlt hat, wenn bei diesem Posten ein Fehler passiert ist.
Eingangsrechnungen werden nicht bezahlt: Wenn die Zahlungsvorschläge aus dem Buchungsprogramm heraus erstellt werden, dann wird für eine nicht eingebuchte Rechnung natürlich kein Zahlungsvorschlag erstellt.
Forderungen und Verbindlichkeiten werden falsch ausgewiesen: Die OPOS repräsentieren meistens den größten Teil der Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Werden diese falsch ausgewiesen, so wird der Grundsatz der Bilanzwahrheit verletzt.
Es wird zu spät für Skonto: Wenn die Rechnung mit zu spätem Datum eingestellt wird, landet sie eventuell nicht zu einem Zeitpunkt auf der Zahlungsvorschlagsliste, wo noch Skonto erlaubt ist. Das Unternehmen verliert mehr oder weniger Geld.
Nervige Sucherei: Wer schon mal eine OPOS-Liste aufgeräumt hat, weiß, wie spaßig das ist: Meistens viele kleine Differenzen, die man gleich hätte klären können, die dann aber verschleppt wurden und in der Summe einen tollen Salat ergeben. Das ergibt dann hier einen kleinen Aufwand bei Ausbuchung, dort einen kleinen Ertrag, und an anderer Stelle braucht es 5 Telefonate, um zu klären, wo 4,35 EUR hingehören.
