Empfohlene Sortierung der Buchhaltung für kleinere Unternehmen

Bei kleineren Unternehmen, die bilanzieren, empfiehlt sich für die Finanzbuchhaltung folgende Struktur:

Eingangsrechnungen

Mit einem alphabetischen Register nach Firma des Kreditoren. Die älteste jeweils nach unten und die neueste nach oben.

Es macht Sinn, bezahlte Rechnungen mit einem BEZAHLT-Stempel mit Datum zu versehen.

Ausgangsrechnungen

Wenn nur wenige (bis ca. 5 pro Monat): Chronologisch ablegen, älteste nach unten, jüngste nach oben.

Wenn ein paar mehr: In alphabetisches Register, wie die Kreditoren.

Auch eingegangene Zahlungen für Ausgangsrechnungen sollten auf den Rechnungen vermerkt werden.

Barbelege

Nummeriert in ein eigenes Register, jeweils monatlich mit dem Kassenbuch. Wenn mehr als ca. 20 Belege pro Monat, macht ein Monatsregister Sinn.

Bankauszüge

In eigenes Register, chronologisch sortiert.

In einigen wenigen Unternehmen wird eine Kopie der Rechnung zum Kontoauszug sortiert, wo die Zahlung eingeht oder ausgeht. Bei Einnahme-Überschuss-Rechnern macht dies mehr Sinn, bei Bilanzierern eher nicht.

Rechnungen für Anlagevermögen

Rechnungen mit Anlagegütern sollten in Kopie gesondert abgelegt werden.

Vorratsbestände

Sofern die Bestände der Vorräte im Unternehmen monatlich oder quartalsweise angepasst werden, gehören sie ebenfalls in ein eigenes Register.

 

Bild: Jan Berckheyde, Public Domain

 

 
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