Die Rechnungsprüfung für Wohnungseigentümer

von Till Tauber

Der Vorgang einer Rechnungsprüfung ist normalerweise eine Tätigkeit, die nur Menschen mit einem einschlägigen Beruf vorbehalten ist. Doch außerhalb des Berufslebens kommt es oftmals zu Rechnungsprüfungen durch Laien, die bisher noch keine oder nur sehr wenig Erfahrung in buchhalterischen Angelegenheiten gewonnen haben. Grundsätzlich sind es vor allem Wohnungseigentümer oder Mitglieder eines Vereins, die in die Lage versetzt werden können, eine Rechnungsprüfung durchzuführen.

In diesem Beitrag geht es um die Rechnungsprüfung durch Wohnungseigentümer, die bisher keine Erfahrung in diesem Bereich aufweisen – schließlich ist eine korrekte Rechnungsprüfung gerade für Wohnungseigentümergemeinschaften von größter Bedeutung.

Zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung gehört die Rechnungsprüfung

Bevor wir uns dem Thema Rechnungsprüfung widmen, sollten wir zunächst klären, was eigentlich eine Eigentumswohnung konkret bedeutet. Anders als bei einem Haus hat man als Wohnungsbesitzer zusammen mit der eigentlichen Wohnung, die als Sondereigentum bezeichnet wird, Miteigentumsanteile an einer Wohnungseigentümergemeinschaft gekauft. Man ist also anteilig am Gemeinschaftseigentum beteiligt und darf dieses mitnutzen.

Dazu gehört aber ebenso die Pflicht, die Kosten für die Bewirtschaftung und für den Erhalt des Gemeinschaftseigentums anteilsmäßig zu tragen. Dies geschieht in Form des Hausgeldes, das eine Vorauszahlung gemäß einem beschlossenen Wirtschaftsplan hinsichtlich laufender Kosten sowie der Zuführung von Geldern zur Instandhaltungsrücklage darstellt.

Alle Ausgaben, die für das Sondereigentum – also die konkrete Eigentumswohnung – anfallen, sind natürlich dem entsprechenden Besitzer zuzuordnen. So ist beispielsweise die Renovierung der Böden einer Wohnung Sache des Eigentümers, während die Kosten für einen Gartendienst der Wohnungseigentümergemeinschaft zuzuordnen und somit vom Hausgeld zu bezahlen sind. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt dabei einem WEG-Verwalter, der durch die entsprechende Wohnungseigentümergemeinschaft mit einer Eigentümerversammlung bestellt wurde.

Die Rechnungsprüfung ist durch einen Miteigentümer der WEG durchzuführen

Dem bestellten Verwalter, der gleichzeitig einen Verwaltervertrag mit der Wohnungseigentümergemeinschaft abgeschlossen hat, fällt die Aufgabe zu, das Gemeinschaftseigentum im Rahmen einer „ordnungsgemäßen Verwaltung“ zu betreuen.

Für jedes Wirtschaftsjahr präsentiert er einen Wirtschaftsplan, der alle Ausgaben und Einnahmen der WEG schätzt und daraus die Höhe des Hausgeldes für jeden einzelnen Miteigentümer ableitet. Der größte Anteil des Hausgeldes bezieht sich auf laufende Kosten, während ein Anteil der Ansparung der Instandhaltungsrücklage dient, die für größere kostenintensivere Maßnahmen genutzt werden kann.

Im Zuge seiner Arbeit darf der Verwalter Verträge für die WEG abschließen (nach einem Beschluss), Handwerker beauftragen sowie Rechnungen begleichen und als Vertreter der gesamten WEG nach außen in allen entsprechenden Angelegenheiten auftreten. In seiner Tätigkeit wird er durch den Verwaltungsbeirat unterstützt, der aus einem oder mehreren Eigentümern besteht und eine Art vermittelnde Rolle einnimmt. Dazu gehört unter anderem die Aufgabe der Rechnungsprüfung. Normalerweise liegt die Zuständigkeit hierfür bei einem Mitglied des Verwaltungsbeirates, kann aber auch durch einen anderen Miteigentümer wahrgenommen werden.

Warum die Rechnungsprüfung für Wohnungseigentümer so wichtig ist

Für jedes Wirtschaftsjahr, das normalerweise einem Kalenderjahr entspricht, ist es die Pflicht des WEG-Verwalters, eine Jahresabrechnung zu erstellen. Diese umfasst die Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage. Ebenso gehören die Einzelabrechnungen für alle Miteigentümer dazu. Diese Abrechnung muss selbstverständlich geprüft werden, denn dem Hausverwalter vertraut eine WEG ihre gesamten Finanzen an.

Es geht meistens um fünf- oder sechsstellige Summen, die pro Jahr durch die Hände der Hausverwaltung gehen. Zudem sieht das Wohnungseigentumsgesetz unter anderem in § 29 eine solche Überprüfung der Abrechnung über den Wirtschaftsplans sowie der Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge, samt Stellungnahme durch den Verwaltungsbeirat, verbindlich vor. Die Rechnungsprüfung ist im Fazit ein wichtiges Mittel, um eine ordnungsgemäße Verwaltung, die ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben ist, sicherzustellen:

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Der Umfang einer Rechnungsprüfung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft

Es ist verständlich, dass die wenigsten Wohnungseigentümer Wirtschaftsprüfer oder ausgebildete Buchhalter sind, sodass ein anderer Maßstab an die entsprechende Rechnungsprüfung gelegt werden muss. Das entbindet natürlich den oder die Rechnungsprüfer einer WEG nicht von der Sorgfaltspflicht. Die Rechnungsprüfung ist also ernst zu nehmen und man sollte sich als ehrenamtlicher Rechnungsprüfer seiner Verpflichtung gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft immer bewusst sein.

Dies dürfe auch die Ursache dafür sein, dass die Aufgabe der Rechnungsprüfung in der Regel in WEGs sehr unbeliebt ist und es oftmals schwer ist, Freiwillige für diese Tätigkeit oder für den Verwaltungsbeirat zu gewinnen.

Für die Rechnungsprüfung wird ein Termin zwischen dem Verwalter und dem Rechnungsprüfer vereinbart, zu dem die Verwaltungsunterlagen in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung bereitgehalten werden. Dazu gehören insbesondere die vollständigen Kontoauszüge, alle relevanten Rechnungen bzw. Belege und natürlich die Jahresabrechnung. Für letztere ist keine besondere Form vorgeschrieben, jedoch sollte diese den folgenden Kriterien genügen:

  • Berücksichtigung von Ausgaben und Einnahmen nach dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip
  • Eine inhaltlich korrekte und geordnete Übersicht der Ausgaben und Einnahmen
  • Die Jahresabrechnung muss durch einen Laien auch ohne fremde Hilfe sowohl rechnerisch, als auch inhaltlich nachvollzogen werden können.

Grundsätzlich ist es für den Rechnungsprüfer wichtig zu wissen, dass für jede Buchung auf einem Kontoaufzug der entsprechende Beleg vorliegen muss. In der Regel befindet sich dieser hinter dem relevanten Kontoauszug oder wird einer durchnummerierten Anlage beigefügt.

Zudem soll der WEG-Verwalter für Rückfragen zur Verfügung stehen. Es geht um die sachliche wie rechnerische Prüfung der Rechnungen.

Das Anfertigen eines entsprechenden Prüfprotokolls kann sinnvoll sein, ist jedoch kein Muss.

Es muss nicht gesagt werden, dass man als Rechnungsprüfer nur das unterschreiben sollte, was man wirklich bestätigen kann. Nur fragwürdige Hausverwalter würden darauf drängen, ein Prüfprotokoll möglichst schnell zu unterschreiben.

Die wichtigsten Prüfpunkte für die WEG-Rechnungsprüfung

  • Sind die Kontoauszüge für beide Konten (Girokonto, Rücklagenkonto) vollständig und liegen diese im Original vor?
  • Sind die Rechnungen nachvollziehbar und stimmen diese mit den Kontoauszügen überein?
  • Handelt es sich um WEG-Eigenkonten (offene Fremdgeldkonten) – und nicht um Treuhandkonten?
  • Sind die Rechnungen für tatsächliche Dienstleistungen im Auftrag der WEG entstanden und sind die Beauftragungen auch vom Verwalter abgenommen worden?
  • Halten die Rechnungen die formalen Vorgaben ein?
  • Handelt es sich um ausschließlich um Rechnungen für das relevante Wirtschaftsjahr?
  • Wurden die Verteilerschlüssel korrekt angewandt, um die Einahmen und Ausgaben gemäß der Miteigentumsanteile den einzelnen Wohnungseigentümern zuzuordnen?
  • Wurden die Gelder der Instandhaltungsrücklage ausschließlich für Maßnahmen genutzt, die beschlossen worden sind? Sind bei größeren Maßnahmen drei Angebote eingeholt worden?
  • Gibt es Zahlungsrückstände beim Hausgeld – und wenn ja warum? Hat der WEG-Verwalter entsprechende Maßnahmen eingeleitet?

Die Rechnungsprüfung ist die Grundlage für die Annahme der Jahresabrechnung durch die WEG

Zusätzlich zu den Punkten der obigen Liste kann man auch weitere Teilprüfungen vornehmen. Man sieht jedoch, dass eine Rechnungsprüfung – vor allem für Laien – sehr umfangreich sein kann und entsprechend Zeit in Anspruch nimmt.

Nach der Rechnungsprüfung wird der Rechnungsprüfer auf der nächsten Eigentümerversammlung einen Vorschlag zur Beschlussfassung hinsichtlich der Jahresabrechnung machen. Beschließt die WEG die Jahresabrechnung, wird diese angenommen und der Verwalter ist entlastet. Somit können keine Forderungen seitens der WEG geltend gemacht werden! Der Rechnungsprüfer sollte daher bei seiner Prüfung sehr sorgfältig vorgehen, wobei eine Prüfung jedes einzelnen Beleges oftmals nicht erforderlich ist, sofern das Agieren der Hausverwaltung dazu keinen Anlass gibt.

Eine stichpunktartige Prüfung ist jene, die in der Praxis am häufigsten vorkommt. Nur selten werden Verwaltungsbeiräte bzw. Rechnungsprüfer für ihr Handeln in Form einer Klage haftbar gemacht, denn die Rechtssprechung berücksichtigt immer den Kenntnisstand des jeweiligen Miteigentümers. Von einem Kfz-Mechatroniker kann nicht die gleiche Fachkompetenz erwartet werden wie von einem Buchhalter mit 20 Jahren Berufserfahrung. Trotzdem sollte man sich als Rechnungsprüfer davor hüten, die Rechnungsprüfung zu einer lästigen Formalie werden zu lassen, bei der man „kurz einen Kaffee trinkt“ und ein Prüfprotokoll unterschreibt, ohne wirklich Einsicht in die WEG-Verwaltungsunterlagen genommen zu haben. Ein solches Verhalten ist mit ein Grund, warum es nicht selten mehrere Jahre dauern kann, bis die Machenschaften eines kriminellen Hausverwalters in manchen WEGs auffällt.

In die Medien schaffen es in der Regel nur die besonders spektakulären Fälle, bei denen Millionen oder Hunderttausende an Euros für einen aufwendigen Lebensstil veruntreut worden sind. Dennoch ist auch bei kleineren WEGs Obacht geboten, denn unter den Hausverwaltungen in Deutschland gibt es aufgrund der geringen Auflagen noch immer genügend schwarze Schafe in der Branche. Diese haben ebenfalls das Potenzial, einer WEG einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden zuzufügen. Insbesondere die Verwendung von unsicheren Treuhandkonten für die Anlage des Vermögens einer WEG ist nicht mehr zulässig und spricht für einen Mangel an Seriosität bei der Hausverwaltung.

Die WEG-Rechnungsprüfung im Fazit

Die Rechnungsprüfung ist ein wichtiges und wirkungsvolles Instrument der WEG, um die Arbeit des von Ihnen bestellten Verwalters auf regelmäßiger Basis zu überprüfen. Wird diese sorgfältig durch den von der WEG bemächtigten Rechnungsprüfer wahrgenommen, wird verantwortungsvoll gehandelt und die Möglichkeit zur Veruntreuung von Geldern erheblich eingeschränkt. Bei der Rechnungsprüfung gilt es, auf angemessene Weise kritisch zu hinterfragen und Rechnungen sowohl inhaltlich wie rechnerisch zu prüfen. In den meisten WEGs ist eine stichpunktartige Prüfung ausreichend.

Wer selbst nicht Rechnungsprüfer ist, aber trotzdem auf Nummer sicher gehen möchte, kann auch selbst einen Blick in die Verwaltungsunterlagen werfen. Als Wohnungseigentümer können Sie einen Termin mit der Hausverwaltung zwecks Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen ausmachen, oder die Unterlagen während der Eigentümerversammlung prüfen. Der WEG-Verwalter ist dazu verpflichtet, die Unterlagen für das laufende Wirtschaftsjahr zu der Eigentümerversammlung mitzubringen.

 

Haftungsausschluss – Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dieser Beitrag ausschließlich rein unverbindlichen Informationszwecken dient. Dieser Beitrag stellt insbesondere keine Rechtsberatung dar. Die zur Verfügung gestellten Informationen verstehen sich daher ohne jegliche Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

 

Bild: werner22brigitte

 

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