Berufseinstieg ins Controlling

Tips für einen Berufseinstieg in den Bereich Controlling

Gelegentlich erhalte ich Anfragen von meist jungen Menschen, ob ich ihnen Tips für den Berufseinstieg ins Controlling geben kann.

Die am häufigsten gestellten Fragen sind:

  1. Welche Tools sollte ich beherrschen?
  2. Welche Fähigkeiten sind wichtig?
  3. Wo sollte ich ein Praktikum absolvieren, um den optimalen Einstieg zu finden?

Ich nutze die Gelegenheit einer längeren Zugfahrt von einem Projekt-Interview, um die Fragen so gut ich kann zu beantworten.

Frage 1: Welche Tools sollte ich beherrschen?

Die Beherrschung von Tools spielt besonders für Einsteiger eine große Rolle. Beim Aufstieg zu anspruchsvolleren Aufgaben haben die Controller gemerkt, dass die Tools nicht die Hauptrolle spielen und dass jemand, der Controlling versteht, sich schnell in neue Software einarbeitet.

An erster Stelle, egal in welcher Branche und welcher Mitarbeiterzahl, kommt in fast jedem Unternehmen natürlich MS Excel.

An zweiter Stelle, ebenso unabhängig von Branche und Größe, steht leider oft MS Access.

Zu Präsentationszwecken kommt MS PowerPoint hinzu.

Was die Tools der Datenerfassung und der primären Auswertung angeht, wird es deutlich vielfältiger. Unternehmen, welche eine Mitarbeiterzahl um die 50 haben, werden eher kein komplettes ERP-System verwenden. Solche findet man eher in größeren Unternehmen, ebenso wie OLAP-Tools.

MS Excel

In Excel sollte man selbstverständlich mit Formeln umgehen können. Im Controlling braucht man zusätzlich

In einem anderen Artikel habe ich versucht, Excel-Skills in sinnvolle Level zu unterteilen. Als Controller sollten Sie optimalerweise gleich beim Einstieg Level 4 mitbringen.

MS Access

Leider wird in vielen Unternehmen, auch in recht großen, immer noch MS Access als Datenbank-Tool benutzt. MS Access ist für viele Dinge gut geeignet, darunter einige Arten von Abfragen und Auswertungen. Ein Datenbank-Tool ist es nicht.

Trotzdem sollten Sie natürlich wissen, wie Sie Tabellen anlegen, schlüsseln und miteinander verknüpfen und wie Sie einfache Abfragen von Daten durchführen.

MS PowerPoint

Natürlich sollten Sie einfache Präsentationen erstellen können und wissen, wie Sie unternehmenseigene Templates verwenden.

Zu viele Effekte wirken eher störend, aber es gibt auch Manager, die so etwas mögen. Fragen Sie nach.

Datenbanken

Als Controller sollten Sie ein gewisses Grundverständnis haben, wie Datenbanken aufgebaut sind und wie sie funktionieren, insbesondere relationale Datenbanken und Cubes.

Gewöhnlich wird nicht verlangt, dass Sie selbst Datenbanken entwickeln, aber Sie sollten sie verstehen.

Rechnungswesen-Software

In kleineren Unternehmen sind Sie vielleicht Buchhalter und Controller in Personalunion. Dort werden Sie wahrscheinlich mit DATEV arbeiten oder mit einer ähnlichen Software.

Für den Mittelstand gibt es eine große Vielfalt an Rechnungswesen-Software. Die meisten Produkte folgen im Aufbau aber entweder DATEV oder Lexware.

Oft wird auch erwartet, dass Sie mit den Buchungsdaten direkt arbeiten und diese in verschiedenen Formen aus dem System ziehen.

Nichtmonetäre Werte wie Verkaufs-Anzahlen oder Marketing-Impressionen werden in kleineren Unternehmen bis ca. 250 Mitarbeiter oft gar nicht erfasst bzw. in voneinander getrennten Systemen geführt.

Bei Großunternehmen wird eher von vielen Abteilungen gemeinsam in einem ERP-System gearbeitet.

ERP-Systeme

Das in Deutschland verbreitetste System ist SAP.

Nun kann SAP von einem zum anderen Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Aber Sie sollten mit der grundlegenden Architektur und Struktur vertraut sein.

OLAP-Tools

OLAP-Tools dienen vor allem der Auswertung von Daten-Cubes, die meist von einem Data Warehouse erstellt wurden.

Zwei verbreitete Tools sind COGNOS TM1 und SAP BI.

Die OLAP-Tools unterscheiden sich im Wesentlichen durch Farben und Details in Bezeichnungen, funktionieren aber im Wesentlichen gleich.

Einen Einblick können Sie sich mit Freeware verschaffen, z.B. CUBE-it Zero.

Frage 2: Welche Fähigkeiten sind wichtig?

Abgesehen von den oben ausgeführten Softwarekenntnissen:

Voraussetzung ist naturgemäß, dass Sie Finanzberichte und andere typische Berichte aus Ihrem Fachbereich lesen und interpretieren können. Auf jeden Fall sollten Sie Betriebswirtschaft verstehen und anwenden können.

Natürlich ist in Controlling, wie in vielen anderen Bereichen, Kommunikation entscheidend.
Als Controller kommunizieren Sie immer wieder mit allen Stufen der Hierarchie und allen Bereichen des Unternehmens. Also sollten Sie sich auf sehr verschiedene Situationen einstellen können.

Ein Kollege von mir bemerkte einst zynisch, Controlling sei „10% Rechnungswesen, 15% BWL und 75% Psychiatrie“. Das ist ein Witz, enthält 150924-controlling_ist_CUTaber ein Körnchen Wahrheit.

Sie sollten präsentieren können.

Im modernen Rechnungswesen und Controlling sollten Sie selbstverständlich Englisch können.

Durchsetzung und Standfestigkeit

Sobald es daran geht, dem Management Handlungsvorschläge zu unterbreiten, sollte der Controller natürlich zu den Fakten stehen und seine Interpretationen belastbar argumentieren können.

Damit ist nicht gemeint, starrsinnig oder trotzig zu handeln, sondern sich nicht von Emotionen verleiten zu lassen, Fakten anders darzustellen als sie sind.

Ein guter Controller handelt im Sinne des Unternehmens als Ganzes, nicht im Sinne seines eigenen emotionalen Schutzes oder im Sinne der Emotionen einzelner Manager.

Frage 3: Wo sollte ich ein Praktikum absolvieren, um den optimalen Einstieg zu finden?

An dieser Stelle zuerst meine Gegenfrage: Optimaler Einstieg in was genau?

Controlling im Bereich Automotive ist ein gänzlich anderer Beruf als Vertriebscontroller im Mittelstand.

Deshalb informieren Sie sich, machen Sie sich ein Bild von dem, was Sie wollen. Dann erst gehen Sie auf die Suche nach einem Praktikumsplatz.

Von mir vorab drei Vorschläge für die Suche:

  1. Nationalspezifische Kulturen
  2. Controlling-Verständnis
  3. Qualifizierende Fragen

Was bedeutet dies?

Nationalspezifische Kulturen

Die US-amerikanische Controlling-Kultur, wie ich sie kennengelernt habe, ist sehr zentralistisch organisiert, das heißt, die Konzernzentrale in den USA macht ihren deutschen Tochterunternehmen sehr genaue Vorgaben.

In der US-Arbeitskultur liegt ein großer Schwerpunkt auf Kontrolle und auf der genauen Einhaltung vorgegebener Abläufe. Dies liegt u.a. daran, dass es in den USA weit mehr ungelernte Arbeitskräfte gibt als in Europa. Ungelernte brauchen sehr genaue Vorgaben.

Die britische Controlling-Kultur, wie sie mir begegnet ist, arbeitet schnell, präzise und mit recht hohen Ansprüchen. Vor allem termintreu. Briten mögen Verspätungen noch weniger als wir. Die UK-basierte Muttergesellschaft schließt gewöhnlich den Monat am 3. bis 5. Werktag nach Monatsende. Bis dahin sind Sie fertig, oder Sie sind fertig. (Nicht gleich beim ersten Mal, aber beim dritten Mal sicher.)

Controlling-Verständnis

In vielen Unternehmen gibt es Abteilungen, die Controlling genannt werden, aber kein Controlling betreiben.

Sie fertigen Listen. Manchmal erheben sie Statistiken, von denen manche dem Unternehmen nützen, manch andere aber nur Mitarbeiter von relevanten Aufgaben abhalten.

Manchmal werden Kennzahlen erhoben, die helfen, das Schiff des Unternehmens auf den nächsten Eisberg zu steuern.

Oft genug aber gibt es auch Controller, die verstehen, wozu Controlling gut ist, und die vom Unternehmer darin unterstützt werden.

Bevor Sie ein Praktikum antreten, fragen Sie sehr genau danach, welche Aufgaben man im Unternehmen Praktikanten zudenkt.

Qualifizierende Fragen

Wie in einem anderen Artikel ausführlicher (mit Beispielen) dargelegt, demonstrieren Sie Kompetenz gegenüber einem möglichen Arbeitgeber / Auftraggeber am besten, indem Sie qualifizierende Fragen stellen.

Qualifizierend heißt: Sie stellen Fragen, aus denen hervorgeht, dass Sie

  • sich über die Situation des Unternehmens Gedanken gemacht haben
  • Probleme lösen wollen
  • daran denken, Probleme bereits zu sehen, bevor sie wirksam werden

So weit die Tips von meiner Seite. Viel Erfolg!

 

Bild: PublicDomainPictures

 

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2 Kommentare

  1. ein schöner Artikel, der ganz sicher einige sehr wesentliche Tipps rund um den Einstieg in das Controlling beinhaltet. Aus meiner Erfahrunf bringen die meisten „Junior-Controller“ heute vor allem die technischen Fertigkenntnisse absolut mit, Nicht selten, sind sie sogar weiter, als die Anforderungen es bedürfen, aber das ist gut so, denn somit ist auch für die Abteilung eine Weiterentwiicklung vorgezeichnet.

    Ich gebe den jungen immer gerne mit auf den Weg, das richtige Mindset zu prägen. Manche kommen in Vorstellungsgespräche und ich stelle am Ende gerne (die nicht mehr ernst gemeint Frage), wann Sie denn meinen Job übernehmen wollen, weil sie sich und v.a. ihr Wissen total überschätzen. Andere trauen sich gar nicht aus Ihrem Schneckenhaus heraus und fürchten, dass selbst das Mitschreiben von Prozessschritten einem Eingeständnis von mangelhafter geistiger Aufnahmefähigkeit ist.

    Der Controller von heute und erst recht der von morgen sieht sich Herausforderungen gegenüber, die weit über die Controlling-Fachkenntniss hinausgehen. Wer heute im Controlling eine erfolgreiche Karriere starten möchte, der darf sich mit Kommuikationstechniken, dem präsentieren von Inhalten und auch mit einem echten Selbstmanagement gerne auseinandersetzen. Wenn die falchliche Basis stimmt, dann sind dies aus meiner Sicht echte Karriere-Booster…..

    Ich glaube aber auch, das wir als erfahrene Controller eine echte Aufgabe haben, die Anforderungen an das morderne Controlling transparent, verständlich und „spannend“ zu kommunizieren. Daher finde ich diesen Artikel absolut hilfreich!

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