Die Arbeit für alle vereinfachen durch Handbücher und Dokumentationen

Durch Handbücher und Dokumentationen wird vieles für die gesamte Abteilung einfacher, und auch für angrenzende Abteilungen.

Ein wichtiger Teil meiner Projekte im Rechnungswesen war oft das Erstellen von Dokumentationen und Handbüchern für komplexere Arbeitsabläufe.

Insbesondere war dies wichtig für umfangreiche Arbeitsgänge wie Vorratsbewertungen und Ermittlung von Aufwandsrückstellungen.

Aus welchen Gründen werden Dokumentationen erstellt?

Im Wesentlichen aus drei Gründen:

  1. Wenn das Personal häufig wechselt, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden – möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss
  2. Für Arbeiten, die selten vorkommen, soll es eine Unterstützung und Erinnerung geben
  3. Die Vertretung durch Kollegen wird stark vereinfacht

Hier ein paar Empfehlungen zum Erstellen von Handbüchern:

Empfehlung 1: Gestaltung und Darstellung

Verwenden Sie auf jeden Fall Bilder. Für Arbeitsgänge in Software erstellen Sie Screenshots. Für andere Arbeitsgänge erstellen Sie Flussdiagramme (Flowcharts). Text setzen Sie dort ein, wo die Bilder allein für das Verstehen nicht ausreichen.

Wenn Sie Abläufe und Arbeitsgänge darstellen, benutzen Sie eine Art der zeichnerischen Darstellung, die Ihre Kollegen verstehen. Für die IT-Abteilung können Sie in Flussdiagrammen malen, mit den gängigen Zeichen-Vokabeln für Ja-Nein-Verzweigungen u.ä.

Controller verstehen normalerweise auch Flussdiagramme; Controller sollen schließlich die Sprachen mehrerer Fachbereiche verstehen, und wenn sie keine Flowcharts können,werden sie das gefälligst lernen. Für Kollegen aus anderen Fachgebieten benutzen Sie lieber andere Darstellungsformen.

Empfehlung 2: Einbindung in das Gesamtunternehmen

Wenn ein Arbeitsablauf Daten aus benachbarten Fachbereichen (Vertrieb, Anlagenverwaltung, Einkauf,…) benötigt, stellen Sie deutlich dar, woher diese Daten stammen, damit man bei Problemen weiß, wen man fragen sollte.

Wenn andere Abteilungen mit Ihren Daten weiter arbeiten, erklären Sie, was dort damit getan wird und welche Teile der Aufgabe (z.B. Formate, spezifische Texte) besonders wichtig sind, damit die nächste Abteilung keine Probleme bekommt.

Empfehlung 3: Allgemeine Verständlichkeit

Erstellen Sie jedes Handbuch für Forrest Gump – denn eines Tages wird diese Aufgabe von Forrest Gump bearbeitet, das ist eines der Gesetze des Lebens. Forrest Gump ist nicht der Schlaueste.

Testen Sie,wie gut die Dokumentation geworden ist: Setzen Sie jemanden an die Aufgabe, der nicht direkt vom Fach ist, sondern aus einem ähnlichen Bereich.

Eine Arbeitsanweisung für die Buchhaltung kann z.B. durch den Controller getestet werden und umgekehrt. Ein Handbuch für die Personalabteilung kann vom Sekretariat getestet werden (sofern keine vertraulichen Daten berührt sind) und umgekehrt.

Wenn jemand, der aus einem ähnlichen Fachbereich stammt, allein mit Hilfe Ihrer Doku die Aufgabe ausführen kann und korrekte Resultate erzielt, dann haben Sie es richtig gemacht.

Empfehlung 4: Dateiformate und Bearbeitung

Dokus werden meistens in Word oder vergleichbarer Software erstellt. Für Tabellen bietet sich Excel an, für Schaubilder und Flussdiagramme PowerPoint.

Optimalerweise werden alle Dokus eines Fachbereiches von jeweils einer zentralen Person verwaltet. Ändern sich dann Arbeitsabläufe oder Software, kann die zentrale Person die Dateien anpassen. Andere Kollegen sollten die Dokus als nicht änderbare PDF-Dateien erhalten.

Warum? Zum einen ist es gut, wenn eine Person den Überblick hat. Zum anderen kann man in der Original-Datei Dinge ändern, versehentlich oder absichtlich. Änderungen sollte aber nur jemand vornehmen dürfen, der gut bescheid weiß.

 

Titelbild: MabelAmber

 

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