Die Arbeit schneller und einfacher machen: Import und Export von Buchungsdaten

Das elektronische Übertragen von Buchungsdaten kann reichlich Tipparbeit einsparen. Wenn Buchungen bereits in einer Software erfasst wurden, warum diese nochmals tippen? Wenn es bereits eine Excel-Liste mit Buchungen gibt, wäre es nicht praktisch, diese einfach einzulesen? Buchhaltung ist eine Datenbank. Eine Datenbank mit Rechenfunktionen. Datenbanken können miteinander Daten austauschen. Alles, was man dafür braucht, ist ein korrektes „Mapping“, von engl. „map“ für „Landkarte“: Man muss nur wissen, in welchem Programm welcher Wert in welcher Tabelle in welcher Spalte steht. Das ist alles sehr viel einfacher, als den meisten Nutzern klar ist. Ich habe mich gezwungenermaßen in verschiedenen Projekten mit dem Thema beschäftigen müssen und habe auf diesem Wege Einiges darüber gelernt. Naturgemäß habe ich als Dozent für Lexware und DATEV bei diesen Programmen die ausführlichsten Erfahrungen

Standardprozesse und Formate

Ich befasse mich hier damit, welche Prozesse beim Import und Export von Buchungsdaten häufig vorkommen und welche Formate üblicherweise gewählt werden. In diesem Artikel gehe ich auf Vorgänge ein, die bereits seit den 1990er etabliert sind und auf etwas neuere Ideen, die noch nicht so weit verbreitet sind.

Was wird überhaupt importiert / exportiert?

Üblich sind folgende Importe und Exporte von: Ganzen Mandanten mit allem Debitoren und Kreditoren Buchungssätze Ausgangsrechnungen Lohnliste Wie kann das im Einzelnen funktionieren? Anmerkung: Mit dem Import von Bankbuchungen beschäftige ich mich hier nicht, weil die meisten Programme hierfür bereits Funktionen haben, die direkt auf das Onlinebanking zugreifen. DATEV tut dies über das Rechenzentrum, Lexware direkt.

Ganzer Mandant mit allem

Dies bedeutet, der Mandant wird als Ganzes übertragen, mit Adresse, Debitoren, Kreditoren, Finanzamtsdaten, Steuerdaten, und mit allen Buchungssätzen. In DATEV ist dies absolute Routine. Mandanten werden gesichert, von Steuerberater zu Steuerberater gereicht, bei den Mandanten selbst gespeichert und im Bedarfsfall wieder eingelesen. Im Schulungsbetrieb ist es sowieso Tagesgeschäft. DATEV verwendet hierfür ein eigenes Format. Import und Export erfolgen über den Bestands-Manager. In Lexware ist dies etwas kniffliger. Der Export und Import ALLER Mandate zugleich läuft über zip. EINZELNE Mandate zu sichern, war zumindest bis 2016 extrem fummelig. In der Version von PRO 2017 scheint dies kein Problem mehr zu sein; auch dieser Export erfolgt im zip-Format.

Debitoren und Kreditoren

Bei reinen Buchhaltungs-Mandaten bestehen die Debis und Kredis aus Nummer, Name und ggf. UStID. Diese Daten lassen sich fast immer sehr problemlos übertragen. Kniffliger wird es, wenn die Daten der Kunden und Lieferanten zusätzlich zur Fakturierung / Auftragsverwaltung / Warenwirtschaft verwendet werden. Dann sind mindestens noch die Adressen zu übertragen, ggf. noch Liefer- und Zahlungsbedingungen. Der Austausch von Debis und Kredis zwischen verschiedenen Rechnern mit dem gleichen Programm oder auch zwischen Lexware und DATEV ist für mich (Stand: April 2017) Tagesgeschäft beim Thema Buchhaltung, ohne Auftragsverwaltung oder Warenwirtschaft. Mit anderen Programmen habe ich es auch ein paar Male gemacht. Da braucht es nur das richtige Mapping.

Buchungssätze

Ein verbreitetes Verfahren: Kleine Unternehmen buchen ihre täglichen Geschäftsvorfälle bei sich vor Ort in Lexware. Zum Jahresende exportieren sie die Buchungen im DATEV-Format und schicken sie an ihren Steuerberater, der die Buchungen in DATEV einliest und die Abschlussbuchungen hinzufügt. Andersherum war der Austausch zumindest in den Jahren bis 2016 eine größere Herausforderung; seitdem habe ich es nicht weiter probiert (Stand: April 2017). Sehr schön ist es natürlich, wenn ich z.B. ein Kassenbuch, das in Excel geführt wurde, einfach einlesen kann, ohne alles abzutippen. Manchmal schreiben besonders Kleinunternehmer ihre Buchungen in Excel. Wenn dann eine formell korrekte Buchhaltung angefertigt werden soll, ist es praktisch, wenn ich die gesamte Liste nicht abtippen muss, sondern einfach einlesen kann. Dies habe ich bereits mehrfach getan. Die Hürde dabei ist nur, dass ich weiß, in welchem Format meine Buchhaltungssoftware am liebsten importiert. Was die Formate der Dateien angeht, dazu weiter unten. Hier geht es erst einmal um die Reihenfolge der Spalten die Zahlen- und Textformate In DATEV beginnen Buchungen mit dem Betrag, in Lexware mit dem Datum, in HaBu mit der Monatsnummer. Daneben gibt es viele andere Reihenfolgen. Manche Programme mögen bestimmte Zahlenformate nicht.

Manche verschlucken sich am Tausender-Punkt im Betrag und protestieren gegen halbe Jahreszahlen im Datum. Auch das sollte ich vorher klären. Wenn ich mein Excel in die richtige Form bringe und dann mit der richtigen Schlüsselung im ASCII-Format speichere, rauschen die Buchungen einfach rein. Das macht Spaß bei einem Kassenbuch mit 100 Einträgen oder bei der Jahresbuchhaltung einer UG. Wie aber finde ich heraus, in welcher Reihenfolge ich die Spalten brauche und in welchem Format ich Betrag und Datum usw. speichern sollte? Mein Trick ist, ein paar Buchungssätze aus dem Programm zu exportieren um zu sehen, welche Reihenfolge und welche Formate dort eingestellt sind. Dann passe ich meine Liste exakt dieser Reihenfolge und diesen Formaten an, und WUSCH, die Buchungen rauschen rein.

Ausgangsrechnungen

Wenn die Buchhaltungssoftware eine eigene Fakturierung integriert hat, so klappt hier fast immer die Übertragung der Ausgangsrechnungen zur Verbuchung. In DATEV Mittelstand PRO und in Lexware hat dies für mich reibungslos funktioniert. In HaBu hatte ich meine Probleme, aber vom Prinzip her geht’s. Wenn die Fakturierung mit einer anderen Software erfolgt und keine Schnittstelle programmiert wurde, sorge ich dafür, dass die Ausgangsrechnungen so exportiert werden, wie meine Buchhaltung importieren will. Geht das nicht, so stelle ich das Format halt manuell um. Es geht immer noch schneller, ein paar Excel-Spalten zu ziehen, als 250 Rechnungen abzutippen.

Lohnliste

Sowohl in DATEV aus auch in Lexware funktioniert die Übertragung der Buchungsliste aus dem Lohn-Modul in das Buchhaltungs-Modul ohne Komplikationen. Wenn ich bei uns aus jlohn die Lohnliste nach HaBu bringe, mit ein paar Sonderwünschen, welche die vorhandene Schnittstelle noch nicht kann (Stand: April 2017), ist das jeden Monat ein vergnüglicher, kurzer Vorgang.

Welche Dateiformate werden standardmäßig benutzt?

Am verbreitetsten für Gesamt-Mandate ist XML, für alle anderen Daten die ASCII-Formate txt oder csv. ASCII (American Standard Code for Information Interchange) ist präzise ausdefiniert und kann so gut wie keine Unfälle im Datenverkehr verursachen. Persönlich ziehe ich ASCII-Formate allen anderen vor. Auch in der Buchhaltung, Kostenrechnung und im Controlling in größeren Unternehmen sind die ASCII-Formate Standard für den Datenaustausch. DATEV hat eigene Formate, die sich teilweise in XML, teilweise in ASCII zerlegen lassen. DATEV-Buchungsstapel importiere und exportiere ich fast ausschließlich in ASCII-Formaten. Vielleicht mache ich mal ein Video-Tutorial dazu. (Vielleicht auch nicht.)

VIEL ERFOLG!