10 Tips für die Buchhaltung als Selbständiger

Dieser Artikel ist ein Beitrag zur Blogparade, zu welcher Sven von bloggiraffe aufgerufen hat.

Das finde ich lustig, als Rechnungswesenlehrer, der auch die Buchhaltung unserer eigenen UG macht, einen Artikel hierzu beizutragen.

Wenn ich jetzt ganz intensiv in den Klugscheißer-Modus gehe, erkläre ich erstmal, dass es für Kleingewerbetreibende und Freiberufler die Möglichkeit gibt, den Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zu ermitteln, was dann im handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Sinne keine echte „Buchführung“ erfordert. Buchführungspflicht in diesem Sinne ist direkt verbunden mit der Bilanzierungspflicht.

Auch wenn die „Buchführung“ des Einnahme-Überschuss-Rechners für den interessierten Laien in vielen Fällen kaum zu unterscheiden ist, kann man die EÜR als reine Liste erstellen.

Egal, versteht fast niemand und interessiert auch fast niemanden.

Die vorgeschlagenen Überschriften von Sven:

  1. So oft kümmere ich mich im Monat um meine Buchhaltung!
  2. Wann ist der beste Tag, um sich um die eigene Buchhaltung zu kümmern?
  3. Buchhaltung manuell führen oder eine Buchhaltungssoftware nutzen?
  4. Welche Software / Tools / Vorlagen ich für meine Buchhaltung nutze!
  5. Deshalb habe ich einen / keinen Steuerberater!
  6. Sollte jeder Selbstständige, Kleinunternehmer, Freelancer ein Geschäftskonto nutzen?
  7. Macht es Sinn, Rechnungen immer erst zum Ende der Woche / des Monats zu erstellen?
  8. Das tue ich, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich zahlen!
  9. Das habe ich in 2018 zur Buchhaltung gelernt / Das möchte ich in 2019 besser machen! (Zeitmanagement, Outsourcing etc.)

Thema 1: So oft kümmere ich mich im Monat um meine Buchhaltung

Mindestens einmal im Monat gebe ich unsere Zahlen ein, ganz schlicht weil wir wissen wollen, wie der Monat gelaufen ist.

Je nachdem wie viel in dem jeweiligen Monat los ist, gehe ich auch zwischendurch mal ran. Den Beleg für meine Barauslagen mache ich erst am Monatsende fertig, weil es davor keinen Sinn macht. Die Bankauszüge lasse ich mir Anfang des Folgemonats schicken.

Die Buchungen aus der Gehaltsabrechnung lese ich meistens gleich nach der Abrechnung ein, die immer so um den 20. Bis 25. des Monats stattfindet.

Thema 2: Wann ist der beste Tag, um sich um die eigene Buchhaltung zu kümmern?

Ich finde jeden Tag gleich gut oder schlecht. Wenn es viele Belege sind, ziehe ich Tage vor, an denen sonst nicht so viel zu tun ist.

Thema 3: Buchhaltung manuell führen oder eine Buchhaltungssoftware nutzen?

Die meisten Selbständigen und Unternehmen sind umsatzsteuerpflichtig. Deshalb macht es Sinn, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen, aus der man die Umsatzsteuer elektronisch melden kann. Das kann man natürlich auch aus dem ELSTER-Client tun oder über Winston oder über das notorische ELSTER-Portal.

Auch wenn ein Steuerberater die Anmeldung übernimmt, ist es für ihn einfacher, wenn er die Buchungen in elektronischer Form vorliegen hat.

Eintippen geht auch wesentlich schneller als Schreiben auf Papier. Und in Excel ist es nur erlaubt, solange es sich um eine Einnahme-Überschuss-Rechnung handelt. Wer bilanziert, braucht eine Software, die nach GoBS zertifiziert ist. Die kann sich auch beim Steuerberater befinden.

Thema 4: Welche Software / Tools / Vorlagen ich für meine Buchhaltung nutze

Nach sehr vielen Anläufen ist es mir nun endlich gelungen, die Windows-Welt zu verlassen und komplett auf Linux umzusteigen, in unserem Betrieb genau gesagt Xubuntu.

Bis vor einer Weile gab es für Kleinunternehmen auf Linux nur eine gute Buchhaltungs-Software, nämlich HaBu. Seit sehr kurzer Zeit (ich glaube Dezember 2018 oder so) gibt es auch TEXTBUCH für Linux, was ich irgendwann mal testen werde. Alle Alternativen fand ich schrecklich.

Schwieriger gestaltete sich die Suche nach einer guten Lohnabrechnungs-Software. Da habe ich schließlich jlohn gefunden, was wir erst 2 Jahre lang auf Windows genutzt haben und jetzt auf Linux.

Für das Einlesen der Buchungsdaten aus der Gehaltsabrechnung verwende ich ein Excel-Sheet, das aber nur als Beleg dient, bzw. eine Tabelle in Calc.

Um interne Belege zu erstellen, verwende ich vorwiegend Calc.

Da wir in den meisten Monaten nur 3 bis 4 Ausgangsrechnungen schreiben, verwende ich dafür den Writer, früher MS Word.

Thema 5: Deshalb habe ich einen / keinen Steuerberater

Jahrelang haben wir gar keinen Steuerberater genutzt, weil wir die Kompetenz im Hause haben.

Aber wir haben auch nur eine begrenzte Ressource an Nerven.

Jahrelang habe ich die e-Bilanz der UG eigenhändig erstellt und eingereicht. Von Jahr zu Jahr denkt sich die Finanzverwaltung aber mehr Blödsinn und Schikanen aus, was alles in die e-Bilanz hinein soll und was alles an Plausibilitäts-Checks eingebaut wird. Die 2018er habe ich also an einen Steuerberater vergeben. Der rief mich dann an und jaulte, was für ein blödes Dreckszeug die neue Version der e-Bilanz ist. Das stimmt, darum will ich mich darum auch nicht kümmern.

Die laufende Buchführung mache ich, die Abschlussbuchungen darf ich als Geschäftsführer für unser eigenes Unternehmen auch machen. Einreichung der Handelsbilanz beim Bundesanzeiger ist glücklicherweise 2012 sogar vereinfacht worden, so dass das ein Spaziergang ist; das erledige ich in 10 Minuten.

Umsatzsteuer und Gewerbesteuer sind über den ELSTER-Client auch relativ einfach zu handhaben.

Die Körperschaftsteuer allerdings geht nur über das ELSTER-Portal. Und das ELSTER-Portal, im Gegensatz zum ELSTER-Client, ist der Stoff, aus dem die Alpträume sind. Wenn es das Portal zu Zeiten von Dante bereits gegeben hätte, wäre es Bestandteil seines höllischen Infernos geworden.

Auch die Einreichung der Körperschaftsteuer ist über die Jahre immer schikanöser und grauenhafter geworden, so dass ich diese bereits für 2017 an den Steuerberater vergeben habe. Der rief mich dann an und jaulte, was für ein bescheuertes Dreckszeug die neue Version ist. Genau, deshalb will ich mich darum nicht mehr kümmern. In den Jahren davor ging es gerade noch, aber dann kam immer mehr Quatsch dazu, den man eingeben soll, der in fast allen Fällen steuerrechtlich unnötig ist.

E-Bilanz und die elektronische Körperschaftsteuererklärungen sind Schildbürgerstreiche der Finanzverwaltung, die meisterlich gelungen sind.

Thema 6: Sollte jeder Selbstständige, Kleinunternehmer, Freelancer ein Geschäftskonto nutzen?

Sobald das Volumen mehr als 100 Bankbuchungen pro Jahr übersteigt, empfiehlt sich unbedingt ein getrenntes Geschäftskonto.

Einfacher beim Buchen (wer es schon gemacht hat, kann das nachvollziehen) und übersichtlicher für alle Beteiligten am Unternehmen.

Thema 7: Macht es Sinn, Rechnungen immer erst zum Ende der Woche / des Monats zu erstellen?

Nein.

Zu viele Selbständige schreiben ihre Rechnungen viel zu spät.

Wir schreiben eine Rechnung, wenn die Leistung fertig ist.

Wer etwas liefert, sollte die Rechnung mit der Lieferung schicken.

Thema 8: Das tue ich, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich zahlen

Bei einem Unternehmen, das so klein ist wie unseres, lässt sich vieles persönlich regeln.

Wenn also mal jemand nicht pünktlich zahlt, was seit 1998 erst viermal vorgekommen ist, dann rufe ich an oder gehe hin. In zwei Fällen handelte es sich um ein Versehen und ich bekam das Geld sofort.

In einem Fall hatte der Kunde, ein großes Unternehmen, einfach keine Lust, sich darum zu kümmern, und nach mehreren Anmahnungen per Telefon und Mail ließ ich schließlich widerwillig unseren Anwalt von der Kette, der das Unternehmen dann kostenpflichtig mahnte, worauf es dann kommentarlos zahlte.

Im letzten Fall war eine Kundin wegen Krankheit des Nervensystems sehr durcheinander, und ich rannte von Pontius zu Pilatus, bis jemand aus ihrem Bekanntenkreis schließlich einen Teilbetrag zahlte.

Das habe ich in 2018 zur Buchhaltung gelernt / Das möchte ich in 2019 besser machen

Wir werden wahrscheinlich entweder ein Seminar zu e-Bilanz belegen oder das wieder outsourcen.

Die Körperschaftsteuererklärung werde ich ganz sicher wieder abgeben.

Solange das restliche Berichtswesen auf dem Level von Unverschämtheit und überdimensionierter staatlicher Neugier bleibt, auf dem es jetzt ist, und solange es nicht NOCH schwachsinniger wird, mache ich das weiter selbst.

HAVE FUN!

 

Bild: Hans Holbein der Jüngere, Kaufmann Gisze, Public Domain

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...
Print Friendly, PDF & Email

Speak Your Mind

*