Verhindern Sie massives Durcheinander mit Hilfe der OPOS-Liste

Wenn Sie regelmäßig und korrekt Ihre OPOS-Liste (Offene Posten) pflegen, werden Sie weniger Katastrophen in der Buchhaltung erleben.

Die OPOS-Liste ist die Liste aller Rechnungen, die noch nicht als vollständig bezahlt gebucht sind, sowohl Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden als auch Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten, Dienstleistern, usw.

Die OPOS-Liste ist in vielen Programmen die Grundlage für die Vorschlagslisten für Zahlung und Mahnung. Sie dient außerdem als erweiterte Übersicht über kurzfristige Forderungen und Verbindlichkeiten.

Manchmal wird eine Rechnung bezahlt, aber falsch verbucht. Auf den falschen Lieferanten, den falschen Kunden, mit der falschen Belegnummer, zum falschen Datum, oder falsch herum. Oder die Rechnung war doppelt eingebucht, aber nur einmal als bezahlt gebucht. Dann steht die Rechnung in der OPOS-Liste, obwohl sie bezahlt ist. Der Kunde wird vielleicht gemahnt und ärgert sich, der Lieferant wird vielleicht irrtümlich nochmals bezahlt.

Manchmal wird eine Rechnung bezahlt, die gar nicht oder falsch eingebucht ist. Beim Einbuchen wurde die Rechnung vergessen, beim Überweisen aber berücksichtigt. Dies passiert, wenn die Zahlungsliste nicht aus den OPOS heraus erzeugt wird, sondern auf Papierbelegen basiert.

Fehlende oder doppelte Ausgangsrechnungen bedeuten, in der Buchhaltung stehen falsche Erlöse und es ergibt sich ein falscher Gewinn oder Verlust. Falsche oder doppelte Eingangsrechnungen bedeuten falschen Aufwand und damit falschen Gewinn oder Verlust.

Ich kann es gar nicht oft genug gebetsmühlenartig wiederholen: PFLEGEN SIE IHRE OPOS-LISTE!

Die ersten zwei Jahre meiner Selbständigkeit als Controller lebte ich von OPOS-Listen und Verrechnungskonten. Warum? Weil sich niemand darum gekümmert hatte, wie so oft.

Und warum kümmert sich niemand darum? Niemand hat Lust dazu, weil diese Arbeit fummeliger Kleinkram ist. Sie ist nervig, erfordert manchmal genaue Nachforschungen und Nachfragen und außerdem grundlegendes, wirklich fundiertes Verstehen von Buchhaltung.

Eine OPOS-Liste gerät so schnell durcheinander, wie Ihr Kleinkind unberechenbares Unheil anrichten kann. Zumindest alle erfahrenen Eltern haben jetzt eine Vorstellung von Ausmaß und Geschwindigkeit der Bedrohung. OPOS-Liste und Nicht-Pflegen reagiert so schnell wie Nitro und Glycerin, wie Benzinkanister und Feuer.

Rechnungen und Zahlungen gehen mit hoher Geschwindigkeit ein und aus, und in kürzester Zeit ergeben sich Unstimmigkeiten, weil irgendwo im Arbeitsablauf ein Detail nicht beachtet wurde.

Wenn Sie die OPOS-Liste regelmäßig korrekt pflegen, wird Ihre gesamte Buchhaltung mit großer Wahrscheinlichkeit korrekt sein. Dies aus zwei Gründen:

  1. Die OPOS-Liste spiegelt je nach Unternehmen ca. 80% bis 95% der gesamten Buchhaltung. Wenn die OPOS-Liste korrekt ist, sind auch die meisten Erträge und Aufwendungen korrekt.
  2. Ein Buchhalter, der die Notwendigkeit der Listenpflege erkennt und danach handelt, ist sorgfältig und es ist darum sehr wahrscheinlich, dass er auch mit dem Rest der Buchhaltung sorgfältig und genau arbeitet.

Der mit Abstand häufigste Grund für Durcheinander in der OPOS-Liste sind vergessene oder falsch oder nicht zugeordnete Skonti. Arbeitet das Unternehmen viel mit Fremdwährungen, kommen Währungsdifferenzen dazu.

Lange danach kommen doppelt, falsch oder gar nicht eingebuchte Rechnungen. Bei den Fehlern handelt es sich meist um falsche Nummern von Lieferanten oder Kunden, oder um falsche Belegnummern. Falsche Beträge kommen auch vor, hier vor allem Zahlendreher.

Nochmals: Pflegen Sie Ihre OPOS-Liste! Dann sind Sie vor vielen Problemen geschützt. Natürlich nicht vor allen, aber das ist man ja nie.

Bild: cpastrick

 

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2 Kommentare

  1. Die OPOS-Liste ist in der Tat eine der wichtigsten Listen in der Buchhaltung. Wenn die nicht gepflegt wird, ist schnell problematisch. Wir haben das vor 2 Jahren erlebt, als jemand gemerkt hat, dass unser Abteilungsleiter die Liste nicht gepflegt hat, und wird durften dann wochenlang die Positionen klären-

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