Fehlersuche in der Buchhaltung

An dieser Stelle ein paar Tips zu häufigen Fehlern in der Buchhaltung und wie man sie findet.

Als allererstes: Abweichungen, Unstimmigkeiten, Unplausibilitäten in der Buchhaltung sollte man SOFORT klären. Erfahrungsgemäß geht das fast immer schneller als eine Klärung am Monatsende oder später. Schon in wenigen Tagen können sich so viele Unstimmigkeiten ansammeln und kumulieren, dass die Fehlersuche sich langwierig und anstrengend gestaltet.

Unstimmigkeit Bank:

Häufiges Beispiel: Beim Eingeben der Bank stimmt der Saldo auf dem Auszug nicht überein mit dem Saldo des Buchungskontos Bank.

Zuerst: Differenz errechnen. Falls die Quersumme der Differenz durch 9 teilbar ist, handelt es sich wahrscheinlich um einen Zahlendreher. Buchungen daraufhin mit dem Kontoauszug vergleichen, gezielt nach Zahlendrehern suchen.

Falls die Differenz eine gerade Zahl ist, den Betrag durch zwei teilen, dann die letzten Buchungen durchsehen. Wenn eine Buchung falsch herum ist, erscheint der doppelte Betrag als Differenz. Wenn also die Hälfte der Differenz mit einem Buchungsbetrag übereinstimmt, ist er wahrscheinlich falsch herum erfasst. Ggf. Buchung richtig herum eingeben.

Wenn diese beiden Schritte nichts genützt haben, dann die Buchungen mit dem Bankauszug vergleichen und schauen, ob Buchungen fehlen, doppelt oder falsch erfasst wurden.

Wer einen Saldo auf dem Bank-Buchungskonto stehenlässt, der nicht mit dem Bankauszug übereinstimmt, füllt bitte sofort einen Antrag auf Arbeitslosengeld aus.

Unstimmigkeiten bzw. Unplausibilitäten bei Debitoren und Kreditoren (OPOS)

Am häufigsten entstehen Unstimmigkeiten hier durch:

  • vergessene / falsch gebuchte Skonti
  • vergessene / falsch gebuchte Währungsdifferenzen
  • falsch erfasste Rechnungsnummern
  • Verwechslungen von Debitoren / Kreditoren

Etwas seltenere Fehlerquellen:

  • Rechnungen bezahlt, aber nicht gebucht
  • Doppelzahlungen
  • Überzahlungen

Speziell Anfänger machen gerne den Fehler, erst Aufwand an Kreditor zu buchen und dann bei der Zahlung Aufwand an Bank, statt Kreditor an Bank. In dieser Phase sollte man die Leute aber nicht auf echte Buchhaltungen loslassen.

Eine saubere OPOS-Liste bedeutet eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Buchhaltung im Wesentlichen stimmt.
Insbesondere Im Gesundheitswesen, wo mitunter niedrige Posten von 10 € über Jahre hinweg disputiert werden, aber auch in anderen Unternehmen ab einer bestimmten Größe ist eine saubere Dokumentation der OPOS imperativ.

Es mag aus dem einen oder anderen Grund korrekt sein, dass

  • Debitoren im Haben stehen
  • Kreditoren im Soll stehen
  • Forderungen von 2001 in 2010 noch offen stehen
  • Kleinbeträge noch offen sind
  • U.v.a.

Dies sollte aber klar und nachvollziehbar dokumentiert werden, sonst geht die Sucherei immer wieder von vorne los.

Unstimmigkeiten im Anlagevermögen sind ein komplexes Feld für sich.

Vorgehen bei der Abstimmung:

Als erstes auf der Summen- und Saldenliste (SuSa) Stand von Kasse(n) und Bank(en) abgleichen. Wenn diese nicht stimmen, stimmt der Rest auch nicht.

OPOS-Liste ansehen: Fällt irgendetwas auf?

Wenn etwas auffällt, als Nächstes auf den Einzelkonten gezielt nachschauen.

Viel Erfolg!

Bild: Hebi65

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...
Print Friendly, PDF & Email

Hinterlasse jetzt einen Kommentar

Kommentar hinterlassen

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*